Guía completa: cómo registrar y configurar Entradas para Eventos Presenciales
Al crear un evento presencial, es muy importante que todas las configuraciones estén bien definidas para asegurar el éxito del evento.
En esta guía, aprenderás cada paso para registrar entradas para tu evento presencial en la plataforma, asegurándote de que esté listo para generar ventas e impulsar tu negocio. Además, te mostraremos cómo gestionar lotes, crear ofertas y paquetes promocionales, habilitar upgrades, poner la programación a disposición de los participantes y configurar la acreditación para tu evento.
Importante: Hotmart solo permite
eventos de carácter educativo. Entradas para fiestas, sorteos,
hospedajes y otros eventos no están permitidas en la plataforma.
¿Cómo registrar entradas para un evento presencial?
El primer paso para publicar tu evento presencial en Hotmart es registrar el producto. En esta etapa, definirás la información básica, como el nombre del evento, el lugar, la fecha y la hora. También determinarás cómo fijar el precio de las entradas, las formas de pago, el plazo de garantía y en qué páginas de venta estará disponible tu producto.
A continuación, te enseñamos paso a paso todo lo que necesitas para registrar tu producto:
❯ Creando un producto desde cero
Los primeros pasos para registrar entradas para tu evento
presencial son:
Accede a tu cuenta en Hotmart a
través del enlace https://app.hotmart.com.
Si aún no tienes una cuenta, puedes crearla siguiendo
los pasos de
este artículo.
En el menú lateral, haz clic en Productos
y luego en Mis productos.
En la esquina superior derecha, selecciona
+ Crear producto.
En la nueva pantalla, elige
Entradas para eventos presenciales
como el formato de tu producto.
❯ Agregando información al evento
Una vez que hayas seleccionado el formato, serás redirigido
a una nueva página para completar los datos en la sección
Información básica:
Nombre del evento: ingresa el nombre
de tu evento presencial.
Descripción: escribe una descripción
detallada para los participantes del evento (mínimo
de 200 caracteres).
Imagen del producto: agrega una
imagen en formato JPG, PNG o GIF (máximo de 5 MB).
Información adicional: selecciona
el idioma, la categoría y el mercado relacionados
con tu evento.
Después de completar esta información, haz clic en
Continuar.
❯ Definiendo el precio de tu producto
En la sección Fijación de precios, define
los aspectos financieros de tu evento, que se establecerán
como la oferta predeterminada del producto:
Moneda: elige la moneda en la que
se venderán las entradas del evento.
Garantía: define el plazo de garantía
para que los compradores soliciten un reembolso (7,
15, 21 o 30 días).
Forma de pago: elige entre pago
al contado, a plazos con tarifas o a plazos sin tarifas
para el cliente. Si eliges el pago en cuotas, establece
el número máximo de cuotas permitidas.
Conversión de moneda: elige si deseas
habilitar la conversión de moneda para ventas internacionales.
Al finalizar, haz clic en Guardar y continuar
para finalizar el registro inicial de producto.
❯ Definiendo páginas de venta
Verás una nueva página con el progreso del registro de
tu producto. En ella, encontrarás diferentes configuraciones
para completar el registro de tu producto exitosamente.
En la pestaña Página del producto, elige
en qué tipos de páginas se venderá tu producto:
Página de venta personalizada: personaliza
la página de venta de tu producto utilizando la herramienta
Hotmart Pages.
Clica aquí
para saber más (disponible en portugués).
Marketplace: de forma predeterminada,
tu producto se mostrará en el Marketplace de Hotmart,
aunque puedes desactivar esta opción si lo prefieres.
Página de venta externa: si ya tienes
una página de ventas alojada en otro proveedor, puedes
asociarla a tu producto insertando la URL para que
el Hotlink dirija a esa página.
Importante: no olvides
agregar los datos de fecha y lugar del evento
en la página de ventas para ofrecer toda la información
con anticipación a tus compradores. Los datos proporcionados deben coincidir con
los que añadiste al configurar un lote.
❯ Finalizando el registro
Por último, confirma que has completado todos tus datos
en la pestaña Datos personales. Esta
confirmación es esencial para completar el registro de
tu producto. Si tienes dudas sobre cómo ingresar estos
datos, consulta
este artículo.
Una vez que hayas terminado, haz clic en la pestaña
Panel y luego en
Finalizar registro. Al hacer clic en
este botón, confirmas que estás de acuerdo con el Término
de Tratamiento de Datos Personales de Hotmart.
Después de completar el registro, tu producto pasará
por un proceso de verificación que, por lo general, toma
alrededor de 15 minutos, aunque en algunos casos puede
demorar hasta un día hábil. Una vez que el producto haya
sido aprobado, estará listo para la venta.
Si se encuentra alguna inconsistencia durante la verificación,
recibirás una notificación. Consulta
este artículo
para conocer los posibles motivos y cómo resolverlos.
¿Cómo configurar entradas de un evento presencial?
Después de registrar tu producto, es hora de configurar todos los detalles que asegurarán el éxito de las ventas y una buena experiencia para los participantes. En esta etapa, aprenderás a crear lotes de entradas, definir ofertas exclusivas para cada lote y organizar la programación del evento.
❯ ¿Cómo crear lotes de entradas?
Al crear un evento presencial, el primer lote se vinculará
automáticamente a la oferta predeterminada del evento.
Sin embargo, si planeas ofrecer
diferentes rangos de precio y períodos de venta para tu evento,
crear lotes puede ser ideal para ti.
Si decides crear otros lotes con precios diferenciados,
sigue estos pasos:
En el menú lateral izquierdo, haz clic en
Productos, seguido de
Mis productos.
En tus productos, selecciona el evento registrado
como entradas de eventos presenciales.
En el panel del producto, haz clic en la opción
Lotes ubicada en el menú lateral
izquierdo.
En la pantalla de lotes, haz clic en
Registrar lote y completa la siguiente
información:
a. Nombre del lote: el nombre
que se mostrará en la página de ventas y en la
entrada.
b. Transferencia de entradas:
decide si el comprador podrá cambiar la titularidad
de la entrada. Si decides que la entrada
sea intransferible, el comprador no podrá
cambiar la titularidad y solo el organizador
podrá hacerlo.
c. Invitación gratuita: elige
si deseas activar o no la opción de invitación
gratuita para todo el lote. Esta opción permite
crear entradas de cortesía para invitados.
d. Fechas y horarios: define
la duración de tu evento, incluyendo la fecha
de inicio y fin del evento (máximo de 7 días).
Indica también el horario de inicio y fin.
e. Huso horario y ubicación:
selecciona la zona horaria de acuerdo con
la ubicación donde se llevará a cabo el evento
e ingresa la dirección completa del lugar,
indicando la calle, número, ciudad y país.
f. Disponibilidad de entradas:
elige cómo poner a disposición las entradas:
→ Generando códigos de entradas automáticamente:
el sistema genera las entradas automáticamente
y solo necesitas definir el número
de entradas disponibles para ese
lote. → Subiendo archivo con códigos de entradas:
si ya tienes un archivo con códigos
de entradas, selecciona esta opción
y haz la carga del archivo.
g. Definir límites de compra:
establece el número mínimo y máximo de entradas
que cada comprador puede adquirir.
Después de completar toda la información, haz clic
en Guardar.
❯ ¿Cómo crear ofertas y vincularlas a lotes?
Después de crear un lote, podrás configurar una oferta
personalizada para él. Para hacerlo, sigue estos pasos:
En el panel del producto, haz clic en la opción
Fijación de precios y ofertas en
el menú lateral izquierdo.
Haz clic en Nuevo precio y completa
los campos solicitados. Si tienes dudas al crear
tu oferta, puedes consultar este artículo.
En Tipo de oferta, selecciona
Estándar y elige el lote correspondiente.
Para finalizar la configuración, haz clic en
Guardar.
❯ ¿Cómo divulgar la programación del evento en la app de Hotmart?
Puedes poner a disposición la programación de tu evento
para que esté accesible directamente para los participantes
a través de la app de Hotmart. En esta programación,
puedes agregar el horario de cada actividad del evento,
así como descripciones de cada una y los ponentes participantes.
Sigue los pasos a continuación:
En el panel del producto, haz clic en la opción
Programación en el menú lateral
izquierdo.
Haz clic en Adicionar programación
y completa los campos:
a. Día y hora: indica el día
y el horario de inicio y fin de cada actividad
del evento.
b. Título: define el nombre
de la actividad, como “Conferencia principal”
o “Panel con autores”.
c. Palco: indica el lugar donde
se llevará a cabo la actividad.
d. Descripción: escribe una
descripción sobre la actividad, dando detalles
como el contenido, por ejemplo.
e. Ponentes: incluye detalles
sobre cada ponente, como nombre, área de
especialización, una foto y una breve descripción.
Repite estos pasos para añadir información sobre
cada actividad de tu evento presencial, hasta completar
toda la programación de cada día. Al finalizar, haz
clic en Guardar.
Por último, para hacer disponible la programación
en la app de Hotmart, busca el campo
Programación App de Hotmart y haz
clic en el botón para habilitar esta opción.
Preguntas frecuentes
❯ ¿Cómo generar una entrada gratuita de cortesía?
Al configurar tu evento, puedes crear lotes específicos
para ofrecer cortesías. Para hacerlo, sigue estos pasos:
En el panel del producto, haz clic en la opción
Lotes en el menú lateral izquierdo.
En la pantalla de lotes, haz clic en
Registrar lote y completa la información
necesaria (si necesitas ayuda, consulta la sección ¿Cómo crear lotes de entradas?).
No olvides definir un nombre para el lote de cortesías,
para identificarlo más fácilmente. Luego, selecciona
la opción Invitación gratuita.
Indica la cantidad de cortesías que deseas para el lote.
Al finalizar, haz clic en Guardar. Una
vez guardada la configuración, el lote se mostrará en
la pestaña Lotes del panel del producto.
Para enviar las cortesías, haz clic en el ícono de envío
y elige una de las opciones:
Enviar manualmente: proporciona
el nombre, email y la cantidad de entradas para cada
destinatario. Para añadir más personas, haz clic
en Añadir línea y repite el proceso.
Enviar en masa: haz clic en
Selecciona un archivo para importar
un archivo CSV con los datos de todos los destinatarios.
Al concluir, haz clic en Guardar. Las
personas que hayas registrado recibirán un email con
la invitación y podrán hacer el check-in en el evento
mediante el enlace enviado.
❯ ¿Puedo solicitar información a los compradores al momento de la compra?
Si deseas recopilar datos de los participantes durante
la compra, puedes configurar la Página de Pago de tu
producto para ello. Consulta cómo a continuación:
En el menú lateral, haz clic en Herramientas
y luego en Mostrar todas.
Busca la opción Configuraciones de pago.
Selecciona el producto para el cual deseas solicitar
la información adicional de compra y haz clic en
Continuar.
Ubica la sección
Datos del comprador - Opciones en el formulario de compra
y activa las opciones que desees.
Después de realizar los cambios, desplázate hasta
el final de la página y haz clic en Guardar
para aplicar las modificaciones.
Con esta configuración, puedes solicitar información
como el nombre completo, email, número de teléfono y
DNI de los compradores. Estos datos se asociarán a la
entrada una vez que se complete la compra, y el participante
no necesitará proporcionar más información después.
Importante: pedir información adicional
puede reducir la tasa de conversión en la página de pago,
especialmente en compras de varias entradas. Evalúa el
impacto para tu público antes de habilitar esta opción.
❯ ¿Cómo configurar un paquete promocional de entradas?
Los paquetes de entradas son ideales para ofrecer condiciones
especiales a quienes compren más de una unidad. Por ejemplo,
una entrada individual puede costar $50, pero al comprar
5 unidades o más, el precio por entrada puede reducirse
a $40.
Para crear un paquete de entradas, sigue estos pasos:
Crea un nuevo lote y define la cantidad mínima de
entradas (por ejemplo, 5 unidades).
Registra una oferta con el precio individual de la
entrada dentro del paquete (por ejemplo, $40).
Una vez que hayas vinculado la oferta al lote de
paquete de entradas, el sistema calculará automáticamente
el valor total, multiplicando el precio por el número
mínimo de entradas.
❯ ¿Cómo habilitar el upgrade de entradas?
El upgrade de entradas permite que los participantes
de tu evento presencial cambien a un lote superior
pagando solo la diferencia de precio.
Es una excelente estrategia para aumentar las ventas
y mejorar la experiencia del cliente, ofreciendo ventajas
al cambiar de categoría.
Para configurar el upgrade de entrada, es necesario que
tanto el lote de origen como el lote de upgrade ya hayan
sido creados. Luego, puedes crear la nueva oferta de
upgrade siguiendo estos pasos:
En el panel del producto, haz clic en la opción
Fijación de precios y ofertas en
el menú lateral izquierdo.
Haz clic en Nuevo precio y completa
los campos solicitados. Si tienes dudas al crear
tu oferta, puedes consultar
este artículo.
En Tipo de oferta, selecciona
Oferta de upgrade.
Elige los lotes de origen y de upgrade y haz clic
en Guardar.
Para ofrecer el upgrade a los compradores que ya adquirieron
entradas, sigue estas instrucciones:
En el panel del producto, haz clic en la opción
Entradas y participantes en el menú
lateral izquierdo.
Selecciona a los compradores a quienes deseas ofrecer
el upgrade y haz clic en Acciones masivas.
Finalmente, selecciona
Ofrecer la actualización de la entrada y
se enviará automáticamente un correo electrónico
a los participantes informándoles de la opción de
upgrade.
❯ ¿Cómo gestionar la acreditación de los participantes?
La acreditación es el proceso en el que registras la
entrada de los participantes en el evento, por lo que
es una etapa muy importante que merece toda la atención
para asegurar la organización y el éxito de tu evento.
La acreditación puede realizarse de dos maneras:
Con una empresa especializada en
acreditación para eventos.
Manualmente, usando una lista o
planilla con los datos de los participantes (recomendado
para eventos más pequeños).
Para ambos casos, es posible emitir un informe completo
con toda la información necesaria para controlar la entrada
de los participantes en tu evento. A continuación, te
mostramos cómo generar y exportar tu informe:
Al acceder a tu cuenta en Hotmart, ve al menú lateral
izquierdo y haz clic en Ventas,
seguido de Mis ventas.
En la pantalla de Ventas, selecciona
la pestaña Entradas.
Haz clic en Filtros y define los
siguientes campos:
a. Estatus de la transacción:
marca solo las opciones de “Aprobada” y “Completa”
para filtrar solo las compras con pagos completados.
b. Período: define el período
en el que se realizaron las ventas para asegurar
que todas las personas que completaron el
pago estén en el informe.
c. Nombre del producto: selecciona
el nombre del evento para el que deseas imprimir
el informe.
Haz clic en Aplicar filtros.
El informe se generará automáticamente y podrás elegir
entre dos formatos de archivo:
a. Exportar informe en XLS:
ideal para consultas manuales, como una lista
impresa o para usar una computadora en el
lugar del evento.
b. Exportar informe en CSV:
ideal para consultas automatizadas y realizadas
por empresas de acreditación.
Importante: no olvides exportar e imprimir
el informe solo después de que haya finalizado el plazo de check-in.
Así evitarás problemas en la entrada del evento, como,
por ejemplo, que alguien haya comprado la entrada, haya
realizado el check-in y su nombre no esté en la lista.
Todas las entradas generadas por Hotmart incluyen un
código QR para facilitar el control de entrada. Si contratas
una empresa de acreditación, esta podrá utilizar dichos
códigos para realizar la lectura y control de acceso
de los participantes.
