¿Cómo gestionar mis contactos en Hotmart Send?

En el filtro Información de email, algunos campos ayudan a identificar si un contacto puede o no recibir comunicaciones y cuál es su estado en tu base.

El estatus de bounce indica fallas en la entrega de los mensajes:

• Soft bounce: fallo temporal, como bandeja de entrada llena.
• Hard bounce: fallo permanente, como correo electrónico inválido.
• Spam bounce: cuando el mensaje es marcado como spam por la persona destinataria o rechazado por el proveedor antes de la entrega.

El estatus de suscripción indica si el lead está autorizado a recibir correos electrónicos:

• Confirmado: el contacto completó la suscripción y puede recibir envíos.
• Pendiente: el lead aún no confirmó la suscripción cuando el formulario utiliza confirmación doble.
• Eliminado: el contacto se dio de baja de la base y ya no recibe comunicaciones.

Cuando el número de leads supera el límite del plan, los nuevos contactos quedan deshabilitados y no reciben correos electrónicos, aunque permanezcan visibles en la base.

El engagement indica el nivel de interacción de cada lead con los correos electrónicos enviados por Hotmart Send. Este indicador se presenta en forma de porcentaje, que varía de 0% a 100%, y se actualiza automáticamente según el comportamiento del contacto a lo largo del tiempo.

El cálculo del engagement considera principalmente:

• La apertura de los emails enviados.
• Los clics en links dentro de los mensajes, que tienen un mayor peso en el cálculo porque indican mayor interés.

Con base en este porcentaje, es posible identificar leads más activos, contactos con poca interacción reciente y audiencias que pueden necesitar acciones específicas, como campañas de reactivación.

El nivel de engagement puede utilizarse como criterio de filtro para organizar la base, segmentar envíos y definir estrategias de comunicación más alineadas con el comportamiento de los contactos.

Permite localizar leads con base en información adicional recopilada en el registro, como nombre, teléfono, ciudad u otros campos personalizados.

Los segmentos son grupos de leads creados a partir de la combinación de una o más etiquetas.

Este filtro permite identificar contactos que ya forman parte de un segmento estructurado o aquellos que aún no han sido incluidos en ningún segmento. Es útil para revisar la organización de la base y entender qué leads ya cumplen con los criterios definidos para determinadas estrategias de envío.

Para saber más sobre segmentación, consulta este artículo.

Con este filtro, es posible identificar el origen del lead cuando hay más de un formulario o página de captura activa.

Este filtro muestra leads captados por afiliados mediante HotLeads o directamente por el productor, ayudando a entender el origen de la base.

Cuando la opción de leads congelados está activada en una campaña, Hotmart Send organiza el envío priorizando los contactos con interacción reciente.

En esta configuración, los correos electrónicos se envían primero a los leads que no están congelados. Luego, los leads congelados reciben el mismo mensaje con un intervalo aproximado de una hora, tanto en envíos inmediatos como programados.

Esta separación ayuda a distribuir los envíos de forma más equilibrada, sin eliminar los leads congelados de la base.

No. Los leads congelados se definen con base en la falta de apertura de los últimos 30 emails, independientemente del porcentaje de engagement mostrado.

El engagement, por su parte, representa en porcentaje el nivel de interacción del lead con los correos electrónicos a lo largo del tiempo. Ambas métricas se utilizan de forma complementaria para apoyar decisiones sobre segmentación, organización de la base y estrategia de envíos.

Antes de iniciar la importación, es importante asegurarse de que la hoja esté en el formato aceptado por la plataforma:

• Formatos permitidos: .CSV, .XLS o .XLSX, con hasta 5 MB.
• La primera fila debe contener los encabezados de las columnas, en texto simple.
• El campo email es obligatorio y debe estar en minúsculas.
• Las celdas deben contener solo texto, sin emojis ni caracteres especiales.
• Para agregar más de una etiqueta al mismo lead, separa las etiquetas con | |.

Consejo: si lo necesitas, puedes descargar un modelo de hoja de cálculo directamente desde el área de importación de Hotmart Send, en la sección Todos los contactos. Para hacerlo, haz clic en Importar/Exportar > Importar desde un archivo y, en la siguiente pantalla, haz clic en Descarga el archivo XLSX de modelo.

Para realizar la importación, sigue los pasos a continuación:

1. Dentro del entorno de Hotmart Send, selecciona Contactos en el menú lateral izquierdo y luego Todos los contactos (leads).
2. Selecciona la opción Importar/Exportar y luego Importar de un archivo.
3. Haz clic en Elegir archivo, selecciona la hoja en tu dispositivo y espera a que se complete la carga. 

Después de cargar el archivo, el sistema mostrará los campos identificados en la hoja para que confirmes el mapeo con los campos de Hotmart Send. En esta etapa, también puedes optar por actualizar contactos que ya existen en la base.

A continuación, será necesario seleccionar una etiqueta obligatoria para identificar los leads importados. Incluso si tu hoja ya contiene una columna de etiquetas, este paso es obligatorio.

Después de revisar la información, haz clic en Finalizar importación.

Después de iniciar la importación de contactos, Hotmart Send procesa el archivo y muestra los resultados en el Historial de importaciones, disponible en el área de contactos. Este seguimiento ayuda a entender cuántos leads se añadieron a la base y si hubo fallas durante el proceso.

Durante el procesamiento, la importación puede presentar los siguientes estados:

• Procesando: la importación aún está en curso.
• Finalizada: el archivo se procesó completamente, incluso si algunos contactos no fueron añadidos a la base.
• Falla: el sistema no pudo completar el procesamiento del archivo dentro del plazo. En este caso, es necesario realizar una nueva importación.

Algunos contactos pueden no ser añadidos a la base porque Hotmart Send realiza validaciones automáticas para mantener la calidad de los datos y proteger la entregabilidad de los envíos. Entre los motivos más comunes de rechazo están:

• Emails duplicados en la planilla.
• Email con formato inválido.
• Dominio inexistente o que no acepta mensajes.
• Respuesta del servidor indicando que el correo no existe.
• Direcciones con baja calidad o riesgo de entrega.
• Fallos temporales de conexión con el servidor.

Cuando una importación presenta rechazos, es posible exportar la lista de contactos con error directamente desde el historial. Para ello:

1. En la pantalla de Historial, localiza la fila de la importación que presentó rechazos.
2. Haz clic en el menú de tres puntos a la derecha.
3. Selecciona la opción Resumen y luego haz clic en Exportar contactos (leads) con fallas.

El archivo generado indica qué leads no fueron importados y el motivo de cada rechazo, lo que permite corregir los datos antes de un nuevo intento.

Para exportar tus contactos en Hotmart Send, existen dos formas, que varían según el tipo de exportación que deseas realizar. Consulta a continuación cómo hacerlo:

1. Dentro del entorno de Hotmart Send, selecciona Contactos en el menú lateral izquierdo y luego haz clic en Todos los contactos (leads).
2. Elige una de las siguientes opciones:
   • Exportar todos los contactos: haz clic en Importar/Exportar y selecciona Exportar todos los contactos.
   • Exportar parte de la base: haz clic en Filtrar, aplica los filtros deseados y confirma en Aplicar.
3. Si eliges exportar parte de la base, utiliza la opción Seleccionar todos para asegurarte de que todos los contactos filtrados se incluyan en la exportación. Luego, haz clic en el ícono de Exportar.
4. Después de elegir la base (completa o filtrada), se mostrará un menú lateral para que selecciones qué campos deseas incluir en el archivo, como nombre, correo electrónico, fecha de suscripción y otros datos disponibles.
5. Haz clic en Exportar para finalizar.
6. La descarga del archivo comenzará automáticamente en el navegador.

Para garantizar la correcta visualización de los datos exportados, se recomienda abrir el archivo en Google Sheets. Después de la descarga:

1. Accede a http://docs.google.com/spreadsheets.
2. Haz clic en Subir y selecciona el archivo exportado.
3. La planilla se cargará con la estructura correcta y los campos seleccionados en el momento de la exportación.

Importante: la exportación refleja exactamente los datos disponibles en la base en el momento en que se genera el archivo. Si necesitas información diferente, será necesario realizar una nueva exportación ajustando los filtros o los campos seleccionados.

Sí. La importación de contactos está disponible para todos los usuarios de Hotmart Send, incluidos quienes utilizan el plan gratuito.

Sin embargo, es importante considerar que el plan gratuito tiene un límite de leads activos. Si este límite ya se alcanzó, podrás importar nuevos contactos, pero no podrás interactuar con todos hasta liberar espacio en el plan o contratar un plan pago.

Durante la importación, Hotmart Send realiza validaciones automáticas para garantizar la calidad de la base. Los correos duplicados, inválidos, con dominio inexistente o con riesgo de entrega pueden ser rechazados.

Sí. Durante la importación, puedes elegir actualizar los contactos que ya existen en la base. En este caso, la información del archivo importado reemplaza los datos anteriores del contacto, según los campos seleccionados en el proceso.

Sí. Puedes aplicar filtros antes de la exportación para generar un archivo únicamente con los contactos que cumplen los criterios seleccionados.

No. Al seleccionar los contactos después de aplicar un filtro, inicialmente solo se marcan los leads visibles en la página actual. Para incluir todos los contactos devueltos por el filtro, es necesario usar la opción Seleccionar todos antes de exportar.

La opción de dar de baja se recomienda cuando el contacto ya no debe recibir correos electrónicos, pero aún necesita permanecer registrado en la base, como en casos de solicitud del propio lead, falta de engagement reciente o estrategia de pausa en los envíos.

La opción de eliminar debe usarse cuando el contacto ya no necesita mantenerse, como leads con correos inválidos, hard bounce recurrente o datos que ya no tienen sentido para tu base. La eliminación es definitiva y no se puede deshacer.

Para localizar leads que permanecen con estado pendiente por más de 30 días, utiliza los filtros disponibles en la lista de contactos:

• En Estado de suscripción, selecciona Pendiente.
• En Fecha de suscripción, define un período superior a 30 días.

Después de aplicar los filtros, selecciona los contactos mostrados y utiliza la opción Eliminar para quitarlos de la base.

Atención: esta acción es irreversible. Al eliminar un lead, toda la información asociada se elimina definitivamente y no puede recuperarse.

El envío recurrente de correos a contactos con hard bounce o spam bounce puede afectar la reputación de los envíos de la cuenta. En algunos casos, esto puede generar restricciones temporales en la capacidad de envío. Por este motivo, es importante monitorear el estado de bounce y evitar enviar a leads con fallas permanentes de entrega.

No siempre. Como el soft bounce indica una falla temporal, se recomienda monitorear su recurrencia antes de decidir eliminar el contacto.

Sí. El engagement se actualiza automáticamente después de los envíos, con base en las interacciones más recientes, como aperturas y clics.

Los leads congelados son contactos que no han abierto los últimos 30 correos enviados por Hotmart Send. Este estado ayuda a identificar leads sin interacción reciente, sin necesidad de eliminarlos de la base. Estos contactos siguen disponibles para acciones como exportación o estrategias de reactivación.

Cuando se alcanza el límite de contactos del plan, los nuevos leads que ingresan a la base quedan con estado deshabilitado. Estos contactos permanecen visibles, pero no reciben correos electrónicos hasta que haya espacio disponible o se ajuste el plan contratado.